Administratie: aantal uren en onder welke afdeling

Vraag:

Ik doe de begraafplaatsadministratie voor een gemeentelijke begraafplaatsen. Binnen deze organisatie is er een discussie gaande over de plek waar de administratie het best ondergebracht kan worden (onder welke afdeling) maar ook over het aantal uren dat beschikbaar moet zijn voor de administratie. Zijn hierover bij u gegevens bekend? Is er een rekenmethode op basis van het aantal graven/begrafenissen en/of verlengingen waarmee je kunt uitrekenen hoeveel uren je aan de administratie zou moeten besteden?

Antwoord:

Allereerst wil ik u wijzen op de LOB-handleiding Grafadministratie. In deze handleiding staan alle ins en outs aangaande het voeren van een grafadministratie. U kunt deze via de site www.begraafplaats.nl bestellen voor de ledenprijs van € 11,00 excl. verzendkosten.

Voorafgaand aan het opstellen van deze handleiding is er uitgebreid geënquêteerd onder de ca. 600 LOB-leden. Daar kwam onder andere uit, dat de tijd die aan administratie wordt besteed per begraving/bijzetting:

0-15 begravingen per jaar: 10,1 uur

16-50 begravingen per jaar: 5,0 uur

51-meer begravingen per jaar: 4,7 uur

In deze uren zit ook de tijd die jaarlijks wordt gebruikt om verlengingen en afstand doen verwerkt.

U vraagt onder welke afdeling de grafadministratie het beste kan worden ondergebracht. Dit is voor een belangrijk deel afhankelijk van het aantal begravingen op jaarbasis. Bij grotere organisaties zijn wij er voorstander van om de grafadministratie uit te laten voeren door een apart team dat bij voorkeur onderdeel uitmaakt van een aparte organisatie voor de begraafplaats(en). De facturatie kan centraal worden geregeld natuurlijk.

10 september 2020