Begraafplaats webagenda

VRAAG

Voor aanmeldingen van begrafenissen en asbusbijzettingen maken ondernemers (natuursteenbedrijven en uitvaartondernemingen) gebruik van onze webagenda. Ze hebben inlogcodes, en plannen in de webagenda de afspraken zelf in. Deze moeten wij daarna dan goedkeuren. Ook vragen we daarna nog om een fysiek formulier in te vullen en te laten tekenen door de rechthebbende. Hierin vragen we praktisch dezelfde informatie als in de webagenda. Dubbel dus. Nabestaanden kunnen geen inlogcodes krijgen en maken alleen gebruik van een fysiek formulier. Wij plannen de afspraak dan voor de nabestaande in. We willen bij elke afspraak ingedekt zijn dat de rechthebbende weet van alle details van de afspraak en hiermee akkoord is. Het soort graf, de uitgifteduur, tijdstip en datum, graflift of touwen etc. Daarvoor vragen we een rechthebbende om ten alle tijden het fysieke formulier in te vullen, te tekenen en naar ons te sturen. Maar eigenlijk hebben we alle info al uit de webagenda wanneer een ondernemer de afspraak namens de nabestaande inplant. Dit ervaren ondernemers als vervelend en onnodig omdat ze tweemaal gegevens aanleveren die grotendeels overeen komen. We zijn aan het onderzoeken of dit anders kan.

We denken dan aan de optie voor een clausule in onze begraafplaats webagenda met een tekst in de trant van : ‘Hierbij verklaar ik dat de rechthebbende bekend is en akkoord geeft op alle informatie wat hier is doorgegeven omtrent deze afspraak’. Dit om een apart formulier met handtekening te kunnen schrappen.  Is een clausule in de webagenda toevoegen dus een optie? In plaats van echt een handtekening? Wij weten immers ook niet of de handtekening echt door de juiste persoon is geplaatst. Hierbij leggen we de verantwoording bij de ondernemer, waarbij we ervanuit gaan dat ze namens de rechthebbende invullen wanneer, hoe laat de afspraak is, welk graf, voor hoelang en overige details. Het is logisch dat ondernemers dit niet zelf verzinnen, maar dit in opdracht van de nabestaanden doen. Dus óf webagenda (indien ondernemer) óf fysiek formulier (indien rechthebbende) zou zowel voor ons als de ondernemers een stuk praktischer werken.

Hebben jullie van de LOB hier ervaring mee of ideeën over? Kan dit wat wij willen?

ANTWOORD

Ervaring hiermee is er bij de LOB nog niet, dus de consulent heeft zich verdiept in de mogelijkheden van de webagenda. Beantwoording van je vraag hangt er vanaf hoeveel informatie de uitvaartonderneming moet verstrekken bij de reservering van een tijdstip voor een uitvaart.

Wanneer het voor een uitvaartonderneming alleen mogelijk is om een tijdstip voor een uitvaart te reserveren, moet je blijven werken met een separaat formulier dat door de aanvrager van de uitvaart ondertekend wordt.

Hebben jullie de webagenda dusdanig ingericht dat een uitvaartonderneming alle gegevens van de overledene, aanvrager van uitvaart, grafkeuze en mogelijke overschrijving van grafrechten in geval van een bijzetting in een bestaand graf moet invullen, dan genereert de webagenda eigenlijk al een opdrachtformulier voor de uitvaart. Jullie hebben dan vooraf de beschikking over het formulier. Echter, als gemeente ga je een overeenkomst aan voor de levering van diensten en een overeenkomst voor grafrecht. Daarvoor is een handtekening van de aanvrager / rechthebbende vereist. Wanneer het formulier dat vanuit de webagenda alle vereiste informatie kan bevatten, moet het een eis zijn dat de uitvaartonderneming bij de uitvoering van de begraving een print van het formulier – dat getekend is door de aanvrager / rechthebbende – overhandigd aan de medewerker van de begraafplaats. Dat kan vanzelfsprekend gelijktijdig met de overhandiging van het verlof tot begraven en het document inzake artikel 8 Wlb gebeuren. Op dat moment is er toch een medewerker aanwezig die de controle van de identiteit van de overledene (kistregistratienummer en document artikel 8) moet uitvoeren. De handtekening is dus wel vereist, maar wanneer de webagenda goed ingericht is, behoeft de uitvaartondernemer niet nogmaals een formulier in te vullen.

Bedenk dat het niet vreemd is dat je als organisatie een handtekening eist voor een dienstverlening c.q. het aangaan van een overeenkomst voor vele jaren. Een uitvaartonderneming zal zelf voor zijn dienstverlening welke slechts een paar dagen duurt ook niet werken zonder een getekende opdracht. Waarom zou een gemeente dat dan wel moeten? Ook in het kader van het rechtmatig verzenden van een nota is een handtekening van de opdrachtgever vereist. Mocht een nota niet betaald worden en je hebt geen getekende overeenkomst inzake dienstverlening / uitgifte of overschrijving grafrecht, heeft een deurwaarder weinig tot geen mogelijkheden om tot invordering over te gaan.

Indien de webagenda nu al zo is ingericht dat jullie (vrijwel) alle NAW gegevens van de overledene en aanvrager, grafkeuze en eventueel het overboeken van het grafrecht vragen bij het vastleggen van het tijdstip van de uitvaart of dat de ondernemer deze later kan aanvullen en wanneer er op het formulier een vak gereserveerd wordt voor een handtekening van de opdrachtgever en jullie voorwaarden worden er standaard op afgedrukt, is er geen bezwaar om op deze wijze hiermee te werken. Jullie hebben tijdig de gevraagde gegevens’dan blijft over het aandachtspunt dat er vóór de uitvoering van de begrafenis aan jullie medewerker een getekende versie van het document overhandigd wordt. Dit kun je regelen in een artikel in de beheer verordening. Mocht het tot een invorderingstraject komen, dan heb je een getekende opdracht voor de dienstverlening tot je beschikking (als ‘bewijs’).

IW jul22
2 augustus 2022