Bewaartermijn - gegevens m.b.t. as verstrooiingen

VRAAG

Kunt u aangeven hoe lang (bewaartermijn) gegevens van een as verstrooiing in de (gemeentelijke) begraafplaatsadministratie moet blijven bestaan? De applicatiebeheerder wil hierin mogelijk zaken verwijderen. We gaan een as verstrooiing nu verwerken in het systeem op een strooiveld per begraafplaats. Voorheen werd van elke verstrooiing een apart \’grafnummer\’ aangemaakt.

ANTWOORD

Zowel de Wet op de lijkbezorging (Wlb) als het Besluit op de lijkbezorging (Blb) geeft niet aan dat een asverstrooiing geregisterd moet worden. Het begraafregister op grond van artikel 27 Wlb en het register van bijgezette asbussen op grond van artikel 65 Wlb is duidelijk. Verstrooiingen vallen niet onder de registratieplicht. Is het verstandig om deze wel te registreren? Vanzelfsprekend is dat het geval. Hiervoor zijn een meerdere redenen te noemen, waaronder bijvoorbeeld:

• Nabestaanden informeren of de as van ‘tante Truus’ bij u op de begraafplaats / het strooiveld verstrooid is. Hoe onprofessioneel is het dan om te moeten zeggen; dat weten we niet, want verstrooiingen registeren we niet.
• U brengt ongetwijfeld een tarief voor een asverstrooiing in rekening. Dan moet die verstrooiing wel geregistreerd zijn, anders kunt u niet op een rechtmatige wijze een nota voor een verstrooiingen verzenden.
• Bij controle van de mate van vervuiling van een strooiveld is het goed om te kunnen aantonen welk aantal asverstrooiingen u op jaarbasis uitgevoerd heeft.

Welke gegevens wilt u dan registeren? De gegevens van de overledene vallen niet onder de AVG. Die kunt u dus zonder probleem registreren. Wanneer u een nota verstuurd, dan moet u de gegevens van de opdrachtgever / aanvrager ook registeren. Is de nota betaald, dan komen deze gegevens in principe na een termijn van zeven jaar voor vernietiging in aanmerking. Wordt er echter een naamplaatje geplaatst ter herinnering aan de overledene, dan moeten de gegevens van de aanvrager / opdrachtgever wel weer bewaard worden. Stel dat een dergelijk plaatje voor 20 jaar geplaatst wordt, dan is er sprake van een overeenkomst voor 20 jaar. Wellicht zelfs met de mogelijkheid tot een verlenging van het plaatsingsrecht. Pas wanneer de relatie / overeenkomst afgelopen is, gaat de vernietigingstermijn in. De gehanteerde vernietigingstermijn wordt dan gesteld op zeven jaar na afloop van de overeenkomst.

Wellicht is het in het door u gebruikte softwarepakket mogelijk om verschillende types ‘plechtigheden’ aan te maken. Denk hierbij aan begrafenis en asbestemming. Het type crematie is voor u niet relevant. Binnen het type asbestemming kunt u alle bijgezette asbussen, maar ook de verstrooiingen registeren. Bij meerdere begraafplaatsen en meerdere strooivelden is het een kwestie van inrichten van het pakket.

Zoals vaker het geval is, sluit wetgeving niet altijd aan bij de (gewenste) praktijk. Vanuit het oogpunt van begraafplaatsbeheer wilt u zoveel mogelijk data registeren én bewaren. Vanuit de AVG zijn hier beperkingen aangesteld. Bedenk echter ook dat veel begraafplaatsen ‘in hun maag’ zitten met bijvoorbeeld grafrechten voor onbepaalde tijd of graven waarvan de rechthebbende ‘kwijt’ is. Beheerverordeningen werden niet bewaard wanneer een nieuwe verordening werd vastgesteld. Correspondentie over overschrijvingen van grafrecht werd ook niet bewaard of werd vernietigd. De historie van het graf is dan verdwenen. Uit het oogpunt van funerair erfgoed en genealogieonderzoek is het in de optiek van de LOB kwalijk dat er te rigide gegevens vernietigd worden.

IW jul22
2 augustus 2022