Bewaartermijnen van grafdocumenten, aktes en grafcorrespondentie

Vraag

Ik lees dat de geldende bewaartermijnen van grafdocumenten, aktes en grafcorrespondentie 7 jaar is na beëindiging van het grafrecht. Maar hoe te handelen als een grafrecht door een rechthebbende wordt beëdigd en dat dat na verloop van tijd een familielid toch weer het grafrecht op nieuw inkoopt en rechthebbende wordt van het graf. Bewaar ik dan (toch) alle grafdocumenten, aktes etc. van de vorige rechthebbende of vernietig ik deze na 7 jaar, gerekend vanaf de eindigingsdatum van het grafrecht van de vorige rechthebbende?.

Antwoord

Wanneer het grafrecht door de rechthebbende beëindigd wordt, gaat de vernietigingstermijn van de documenten welke betrekking hebben op dit graf in. Er is immers geen overeenkomst meer tussen de begraafplaats en de (inmiddels voormalige) rechthebbende. Wanneer de bewaartermijn verstreken is, moeten de documenten vernietigd worden. Dat voelt lang niet altijd goed. Het bewijs dat de rechthebbende afstand gedaan heeft wil je als begraafplaats eigenlijk gewoon in je archief bewaren. Hoe vaak komt het niet voor dat een ander familielid dan de rechthebbende later op zoek is naar het graf van bijvoorbeeld opa of oma en het graf blijkt niet meer in stand te zijn. Begraafplaatsen krijgen dan al snel te horen dat het graf ‘zomaar, zonder contact met de familie’ geruimd is terwijl de situatie anders is. Het is dan goed om de afstandsverklaring of het antwoordformulier waarop aangegeven is dat het grafrecht niet verlengd wordt, als bewijs te hebben dat het een besluit van de rechthebbende was om het graf niet in stand te houden.

U vraagt hoe te handelen wanneer een graf na verloop van tijd door een familielid toch weer op naam gesteld wordt. Het betreft dan een nieuwe uitgifte, onder de huidige voorwaarden. Het grafrecht bestond immers niet meer op het moment dat de vorige rechthebbende beëindigd had. De nieuwe uitgifte aan een familielid moet u juridisch gelijkstellen aan de uitgifte van het graf aan een andere familie. In die situatie zou u de documenten ook na de bewaartermijn moeten vernietigen.

Zoals gezegd, als begraafplaatsbeheerder / begraafplaatsadministratie, voelt het niet goed om gegevens te vernietigen. Veel begraafplaatsen hebben problemen met hun grafadministratie juist doordat in het verleden veel documenten wellicht ongewild of uit onwetendheid verloren gegaan zijn. Als gevolg van de Archiefwet en andere wet- en regelgeving zoals de AVG ontkomt u er niet aan om documenten na de bewaartermijn te vernietigen. Ik adviseer u met uw eigen juridische afdeling in de gemeente in overleg te gaan. Wellicht zien zij mogelijkheden om, afwijkend van de algemene regels, voor de documenten ten aanzien van graven en grafrechten, langere bewaartermijnen te hanteren.

Igle Weidenaar 

14 augustus 2023