Bijwerken begraafplaats administratie

Vraag

We zijn voornemens om de achterstanden in onze begraafplaats administratie weg te werken, zodat deze weer geheel op orde is. Er zitten wat hiaten in zowel de administratie als wel de administratieve processen – die we graag opgelost zouden willen zien en LOB over om advies vragen.

Antwoord

Ervaringen ‘in den lande’ leren ons dat dat erg effectief kan zijn om (weer) rechthebbende op graven te kunnen registreren, eventuele achterstanden in aanschrijvingen weg te werken en, ook niet onbelangrijk, weer inkomsten te genereren. Een juiste administratieve afhandeling is voor nu en in de toekomst een vereiste om niet weer achterop te raken met de administratie.

Grafaktes, is aanmaken en verzenden ervan nodig of niet?

• De Wlb is hier duidelijk in. Sinds 1991 geeft artikel 28, lid 1 aan dat grafrechten uitsluitend schriftelijk worden gevestigd. Hieruit is de conclusie dat er bij de uitgifte van een graf een grafakte verstrekt moet worden. Bij een gemeentelijke begraafplaats wordt het grafrecht door / namens het college van burgemeester en wethouders uitgegeven. De ondertekening van de akte is dus ook namens het college. De mandaatregeling in de gemeente geeft aan wie in de gemeentelijke organisatie hiertoe tekenbevoegd is. Bij de grafakte dient ook een exemplaar van de beheers verordening uitgereikt te worden. Op de grafakte moet onder andere vermeld worden aan wie het grafrecht verleend wordt, voor welke periode en vanzelfsprekend het locatie nummer.

Is schriftelijke bevestiging van het verlengen van het grafrecht noodzakelijk?

• Bij de verlenging van het grafrecht is verstandig om deze verlenging ook schriftelijk te bevestigen.

Worden grafrechten, na overlijden van de rechthebbende, door de nabestaanden van diegenen geerft?

• Soms wordt aangenomen door begraafplaatsbeheerder en/of nabestaanden dat deze laatsten de grafrechten van de overledene erven.  Dit is juridisch echter onjuist. Grafrechten moeten overgeschreven worden. Dit vraagt een actieve houding van nabestaanden. De overeenkomst, het uitsluitend recht, moet overgeschreven worden op naam van slechts één (rechts)persoon. Ook hiervan volgt weer een schriftelijke bevestiging. Deze handeling valt onder de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) en daardoor hebben andere nabestaanden zes weken de mogelijkheid om bezwaar in te dienen.

Aangezien al deze handelingen onder de AWB vallen, dient de geldende regelgeving vanuit de eigenaar van de begraafplaats nageleefd worden en moeten er dus grafaktes uitgegeven worden. Daarnaast is het verstandig om na elke begrafenis een bevestiging van de begrafenis te sturen naar de opdrachtgever van de begrafenis. Hét moment om contact te hebben en (weer) aandacht te vestigen op geldende regelgeving en mogelijkheden op de begraafplaatsen.

Overigens hoeft en dergelijke bevestiging niet moeilijker gemaakt te worden dan nodig is. Maak een standaard brief. Indien u werkt met geautomatiseerde begraafplaatsadministratie, is een koppeling van gegevens met standaard brief tekst snel gemaakt en ‘met één druk op de knop’ is de brief klaar.

IW
29 maart 2021