Digitaal aanvragen van begrafenissen, e.d. (1)

VRAAG

Onze gemeente wil het aanvragen van begrafenissen, urnbijzettingen, opgravingen e.d. voortaan digitaal laten verlopen, dus door middel van een digitaal aanvraagformulier zonder een originele handtekening. Is dit wettelijk toegestaan?

ANTWOORD

Gemeenten willen steeds meer processen met de burgers digitaal laten verlopen. Er zijn processen waarbij dat goed kan en er zijn processen waarbij de voorkeur bestaat om deze niet volledig digitaal te laten verlopen. Als de begraafplaatsadministratie gevoerd wordt in het softwarepakket Centric Begraven, kan het reserveren van een datum en tijdstip voor een begraving goed via de Web agenda. Een vergelijkbare dienstverlening biedt het pakket Trobit, Uitvaartsuite. Beiden zijn softwarepakketten die veel gemeenten gebruiken voor hun begraafplaatsadministratie.

Na de bevestiging van de datum en het tijdstip voor de uitvaart is deze definitief. Maar dan start de dienstverlening op basis waarvan op een later tijdstip een nota verzonden kan worden pas. Hiervoor is het gebruik van een opdracht- of aanvraagformulier begraven aan te raden.

Op het aanvraagformulier worden meer zaken geregeld dan alleen de begraving. Denk hierbij aan:

• Het overschrijven van het grafrecht wanneer de overledene rechthebbende was op een graf en zelf in dat graf begraven moet worden. Eerst moet er een nieuwe rechthebbende op het graf zijn en die moet daarvoor ook een handtekening zetten.
• Toestemming tot begraven. Wanneer de overledene in een bestaand graf begraven moet worden en de aanvrager van de begraving is niet de rechthebbende op het graf. De rechthebbende moet dan toestemming geven om het graf te gebruiken, dus hiervoor is ook een handtekening vereist.
• Eventuele verlengen van grafrecht wanneer dat aan de orde zou zijn. Ook hiervoor is een handtekening van de rechthebbende voor vereist.
• Aanvraag tot samenvoegen van stoffelijke resten als er ‘ruimte gemaakt’ moet worden in het graf voordat de begraving uitgevoerd kan worden. Ook hiervoor is weer een handtekening van de rechthebbende vereist.

Al die processen zouden in theorie digitaal kunnen. De rechthebbende zou een bericht in zijn mailbox kunnen krijgen dat hij digitaal toestemming moet verlenen om in ‘zijn’ graf te laten begraven. Zo zouden er wellicht in theorie meer zaken digitaal geregeld kunnen worden voordat er begraven zou moeten worden. Echter, dergelijke processen houden geen rekening met de tijdsdruk die er is wanneer een uitvaart geregeld moet worden. Afdelingen van gemeenten die vaak op vrijdagmiddag al dicht zijn, weekenden en feestdagen vormen dan een belemmering om zaken tijdig geregeld te krijgen. Een goed aanvraagformulier waarop alle relevante zaken geregeld kunnen worden is dan essentieel. Dat geldt ook voor de nota’s die vervolgens verzonden worden. De handtekening onder de opdracht is de basis waarop een invorderingstraject gestart kan worden. Mijn persoonlijke ervaring bij een grote gemeente is dat de afdeling financiën niet gelukkig is wanneer een nota niet voldaan wordt en er ligt geen getekende opdracht ten grondslag aan die nota. Dat kan een invorderingsproces lastig of zelfs onmogelijk maken.

Aanvragen voor een opgraving komen in een gemiddelde gemeente niet vaak voor. Dat proces kent minder tijdsdruk dan het regelen van en uitvaart. Ieder verzoek tot een opgraving kent een individuele beoordeling en afweging of de burgemeester wel of geen vergunning tot opgraven verleend. Bijna altijd is de aanvraag van een opgraving van stoffelijke resten voor de aanvrager een emotioneel en beladen proces. Als gemeente zou je je moeten afvragen of de organisatie een dergelijk proces, dat weinig voorkomt en een zo’n beladen onderwerp kan zijn, dat via een geautomatiseerde aanvraag wil afhandelen. Slaat de (wens tot) digitalisering dan niet door?

Maar goed, uw vraag was of digitale aanvragen wettelijk toegestaan zijn. Steeds meer contacten met de overheid verlopen digitaal en met gebruik van de DigiD zouden ook processen rondom begraven en de begraafplaats verder gedigitaliseerd kunnen worden. De tijdsdruk rondom een uitvaart kan hierin een belemmerende factor zijn. Dat geldt ook voor het ‘menselijke maat’ van de overheid richting haar burgers.

Ik realiseer me dat mijn reactie niet een eenduidig antwoord op uw vraag of verdere digitalisering van processen wettelijk mogelijk is. Uw juridische afdeling zal u daar een antwoord op kunnen geven. Dat antwoord is wellicht een ander antwoord dan mijn reactie. Ik hoop echter dat mijn reactie intern bij uw gemeente aanleiding geeft om bij de voortschrijdende digitalisering van processen, de menselijke maat én de realiteit rondom het regelen van uitvaarten niet uit het oog te verliezen.

IW apr '25
21 juli 2025