Info beheerderfuncties begraafplaatsen

Vraag:

Geachte heer Van Midwoud, Ik heb een vraag over de inhoud van een begraafplaatsbeheerdersfunctie en over algemene richtlijnen qua personeelsbezetting. Zoals wellicht bij u bekend heeft de raad van de gemeente H.in 1996 besloten tot beperkte verzelfstandiging van de begraafplaatsen. Dit betekent dat wij een “aannemer” hebben die het onderhoudswerk en het begraafwerk (incl Beheerdersfunctie) doet en de gemeente toezicht houdt. Het voormalig gemeentelijk personeel (beheerders) is toen meegegaan richting de verzelfstandigde organisatie (in ons geval de ..). In de twee helft van dit jaar gaan wij een offerte procedure starten voor een nieuw contract voor het beheer van de begraafplaatsen. In dit kader willen wij de werkzaamheden van de beheerder meer in detail gaan beschrijven (om meer grip te hebben op de uitgevoerde werkzaamheden en de kwaliteit daarvan). Nu is mijn vraag of jullie voorbeelden hebben van beschrijvingen van beheerderactiviteiten (b.v. functiebeschrijvingen) die wij als voorbeeld kunnen hanteren. Daarnaast heb ik een vraag m.b.t. het aantal beheerders dat nodig is voor het beheer van onze begraafplaatsen. Wij hebben 5 gemeentelijke begraafplaatsen, waar per jaar ca 200 begravingen plaatsvinden (nieuw en bijzettingen). Het aantal benodigde beheerders zal uiteraard afhangen van de werkzaamheden die zij doen. Op dit moment lopen er twee full-timers rond die naast begraafwerk (begeleidende van uitvaarten en het regelen daarvan met uitvaartbedrijven) ook mee helpen aan het onderhoudswerk. In de nieuwe situatie zal het waarschijnlijk zo zijn dat zij alleen maar het “zwarte werk” (regiewerk:begeleiding uitvaarten, gesprekken uitvaartbedrijven, beheer van 1 aula) gaan doen. Het schoffelwerk wordt uitbesteed aan een groenaannemer inclusief de grafdelving.. Zijn er algemene landelijke richtlijnen voor het beschikbaar hebben van beheerders? Indien u nadere informatie hierover kunt verstrekken dan ben ik u zeer dankbaar. Met vriendelijke groet. A. M.

Antwoord:

Beste A. M., U vraagt naar een model-functieomschrijving voor een beheerder, maar helaas moet ik u dan teleurstellen, omdat wij deze niet hebben. De verschillen tussen de (gemeentelijke) begraafplaatsen en de bijbehorende taken van de beheerders zijn namelijk zeer groot. Dat hangt ook af van de grootte van de begraafplaats, het aantal begravingen en de wijze waarop de organisatie daarvan in elkaar steekt. Soms -zoals u zelf ook al zegt- is een beheerder de persoon die alles doet: de graven onderhoudt , het graf delft en sluit en voorloopt bij een begrafenis. Soms is de beheerder leidinggevende van een heel team aan medewerkers, soms zelfs van een grotere organisatie met meerdere begraafplaatsen. Wel kan ik u delen van functieomschrijvingen doorgeven die in den lande worden gehanteerd. U kunt hieruit halen wat van uw gading is: ————————————————————————————————————————————— VOORMAN Plaats in de organisatie Functionaris legt verantwoording af aan ………………………….. en leidt, tezamen met enige collega-Voorlieden, de uitvoering van de dagelijke werkzaamheden door de Tuinlieden. Doel van de functie Het – binnen door ……………………….. gestelde voorschrifen en prioriteiten – op de werkplek leiden van en meewerken aan aanleg- en onderhoudswerkzaamheden m.b.t. terrein- en groenvoorzieningen, alsmede het verrichten van specialistische taken op het gebied van bomen-, flora- of faunabeheer. Hoofdtaken 1. leiding 2. planvorming 3. uitvoering 4. hulpmiddelen 5. overige taken Uitwerking ad.1 Geeft, tezamen met enige collega-Voorlieden, op de werkplek leiding aan de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden door de (specialistische) Tuinlieden. Verricht controles en lost problemen op. Stelt werk- en vakantieroosters op en houdt werk- en urenadministratie bij. Bewaakt de naleving van ethische richtlijnen en van Arbo- en milieuvoorschriften. Stelt, in overleg met …………………………………….., dagelijkse prioriteiten in de werkzaamheden. Meldt onregelmatigheden bij ………………………. Neemt deel aan selectie- en beoordelingsprocedures. Houdt toezicht op werk door derden. ad.2 Levert, in samenwerking met …………………………………, een bijdrage aan de planvorming m.b.t. inrichting en beheer van terrein- en groenvoorzieningen; participeert in bijbehorend overleg. Stelt planningen op voor de inzet van tuinlieden en machines. ad.3 Verricht uitvoerende werkzaamheden als Tuinman; zie de betreffende functietypering. Verricht aanvullend kwalitatief zwaardere taken, zoals: het uitzetten van terreinen aan de hand tekeningen; het keuren en groeperen van plantmaterialen; het samenstellen van inboetlijsten; het beoordelen van ziekteverschijnselen en plagen. Verricht voorts specialistische taken op het gebied van o.a. bomen-, flora- of faunabeheer; zie de indicatieve omschrijving op het vervolgblad. Registreert de verrichte werkzaamheden. Levert een bijdrage aan de behandeling van klachten inzake de dienstverlening door de afdeling …………………… ad.4 Voert, tezamen met enige collega-Voorlieden, het technisch beheer over voertuigen, machines, gereedschappen, hulpmiddelen en materialen van de afdeling …………………… Onderhoudt contacten met leveranciers. ad.5 Leeft de Arbo- en milieuvoorschriften na. Vervangt zo nodig collega-Voorlieden. Staat op de werkplek (geëmotioneerde) klanten en derden te woord. Geeft in voorkomende gevallen instructie en vaktechnische begeleiding aan stagiaires en collega-medewerkers in opleiding. Is zich bij zijn handelen bewust van het unieke, éénmalige karakter van de uitvaartplechheid, en het emotioneel beladen karakter van overlijden en uitvaarten. Hanteert emotionele situaties met professionele betrokkenheid en distantie. Verricht overige activiteiten, nodig voor het adequaat functioneren van………………………………… Functie-eisen Ruim LBO/MBO-niveau. Kennis van tuin- en cultuurtechniek en ecologie. Enige automatiseringskennis. Affiniteit tot het werken op een begraaplaats. Heeft kennis en begrip van de crematie- en begrafenisplechtigheid. Ruime ervaring in groenaanleg en -onderhoud. Is bereid om mee te denken over (verbeteringen in) het totale bedrijfsvoeringsproces. Contactuele en coödinerende kwaliteiten, accuratesse, commercieel gevoel en een goede fysieke conditie zijn vereist. Indicatieve omschrijving van de verschillende specialismen Florabeheer Herkent en registreert, a.d.h.v. botanische kenmerken, de geslacht-, soort- en cultivarnaam van hout- en kruidachtige gewassen. Determineert m.b.v. een flora. Analyseert en beoordeelt, a.d.h.v. plantengroei, bodem, licht en vochtvoorziening, de groeiomstandigheden ter plaatse. Doet voorstellen inzake de sortimentkeuze, beheermaatregelen en (eventueel) cultuurtechnische maatregelen. Stelt criteria op voor te leveren plantmateriaal en beoordeelt de geleverde kwaliteit. Faunabeheer Herkent en registreert soorten. Bewaakt de kwaliteit van de aanwezige populatie en beoordeelt de terreinomstandigheden op geschiktheid voor de fauna. Doet voorstellen voor t.b.v. instandhouding en (indien wenselijk) uitbreiding van de biodiversiteit. Beheert de aanwezige voorzieningen. Beschikt over nader te bepalen aktes/certificaten (zoals jachtakte; certificaat ongediertebestrijder; certificaat bijenhouder). Bomenbeheer Zie de functietypering ‘Bomenspecialist/Tuinman’. ————————————————————————————————————————————– HOOFD UITVOERING Plaats in de organisatie Functionaris legt verantwoording af aan …………………… en geeft, ondersteund door Voorlieden, leiding aan een formatie van ca………… plaats. De totale formatie van Uitvoering telt ……….. plaats. Doel van de functie Het – binnen door ………………… gestelde richtlijnen en prioriteiten – organiseren en realiseren van een optimale, beleidsmatige onderbouwde kwaliteit van terrein- en groenvoorzieningen. Hoofdtaken 1. leiding 2. beleid en advies 3. planning en uitvoering 4. beheer 5. overige taken Uitwerking ad.1 Geeft leiding aan de Voorlieden en, samen met hen, aan de (specialistische) Tuinlieden. Organiseert de werkzaamheden. Selecteert, instrueert, begeleidt, controleert en beoordeelt de Voorlieden en Tuinlieden. Bewaakt de naleving van ethische richtlijnen. Geeft uitvoering aan het personeelsbeleid (incl. Arbo- en milieubeleid). Houdt ‘werkoverleg………………………. Ontwikkelt en bewaakt de teamgeest. Creërt en bestendigt een cultuur die past bij het plechtige karakter van uitvaarten. Beoordeelt, c.q. levert voorstellen voor optimalisatie van inrichting en werkwijze van de afdeling en beheert de toegewezen formatie. ad.2 Is lid van het managementoverleg en neemt, zowel vanuit de optiek van de afdeling als de totale organisatie, verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling en uitvoering van een integraal beleid. Signaleert in- en externe ontwikkelingen en presenteert voorstellen inzake nieuwe vormen van beheer, alsmede hieraan verbonden kosten- en organisatie-aspecten. Fungeert, vanuit het werkterrein van de eigen afdeling, als adviseur van de overige …………………………….. ad.3 Ontwikkelt planvorming m.b.t. (her)inrichting en beheer van terrein- en groenvoorzieningen, met behoud van de cultuurhistorische waarde van het park als monument. Werkt bij (middel)grote plannen samen met externe adviseurs en projectleiders (o.a. landschapsarchitecten en ecologisch adviseurs). Stelt meerjarenplanningen en het jaarlijkse activiteitenplan op. Voert het beheer over terrein- en groenvoorzieningen en het grondwaterpeil, en over voertuigen, machines, gereedschappen, hulpmiddelen en materialen van de afdeling Uitvoering. Realiseert een optimale staat van terrein- en groenvoorzieningen. Stemt af met overige afdelingshoofden, c.q. staf. Is verantwoordelijk voor de afhandeling van klachten……………………. ad.4 Doet investeringsvoorstellen (voor o.a. voertuigen, machines, gereedschappen, hulpmiddelen en materialen) en levert gegevens voor de planning- en controlcyclus. Voert het beheer over toegekende budgetten en realiseert een adequate administratie van de verrichte werkzaamheden. ad.5 Verstrekt informatie over terrein- en groenvoorzieningen en stemt hierbij af met …………………….. Waarborgt de veiligheid van bezoekers van het terrein. Is zich bij zijn handelen bewust van het unieke, ëënmalige karakter van de uitvaartplechtigheid, en het emotioneel beladen karakter van overlijden en uitvaarten. Hanteert emotionele situaties met professionele betrokkenheid en distantie. Verricht overige activiteiten, nodig voor het adequaat functioneren van ………………………….. Functie-eisen HBO-niveau. Kennis van tuin- en cultuurtechniek. Enige automatiseringskennis. In bezit van de voorgeschreven diploma’s. Heeft kennis en begrip van de crematie- en begrafenisplechtigheid. Affiniteit tot het beheer van een cultuur-historisch monument en tot ecologisch beheer. Ruime ervaring in groenbeheer, alsmede leidinggevende ervaring. Is bereid om mee te denken over (verbeteringen in) het totale bedrijfsvoeringsproces. Contactuele en adviserende kwaliteiten, uitdrukkingsvaardigheid, commercieel gevoel, alsmede klant- en resultaatgerichtheid zijn vereist. ————————————————————————————————————————————– Hoeveel medewerkers er nodig zijn voor het beheer van begraafplaatsen is o.a. afhankelijk van: aantal plechtigheden per jaar, oppervlakte te beheren terreinen, aantallen graven, het takenpakket, etc. Hier kan in zijn algemeenheid weing over gezegd worden. Bepalend daarin is op de eerste plaats de kwaliteit versus de kosten die besteed kunnen worden. Een verhouding die op iedere plek anders zal liggen. In mijn beleving kan een logische indeling in werkzaamheden zijn bij vergaande uitbesteding van werken: – grafadministratie door eigen dienst, of uitbesteden aan gespecialiseerd bureau met duidelijke omschrijving wat er administratief en financieel verwacht wordt – een of twee beheerders: begeleiding uitvaarten, gesprekken uitvaartondernemingen, gesprekken steenhouwers, beheer aula, beheer begraafplaatsen – onderhoud begraafplaatsen, bij voorkeur een combinatie van eigen mensen en uitbesteed werk – voor grafdelving zijn goede afspraken / contracten te maken met specialisten op dit gebied die lid zijn van de BVOB (dit is beslist geen werk voor een groenaannemer) Hopelijk kunt u hiermee weer wat verder komen, Met vriendelijke groeten,

Wim van Midwoud LOB
23 juni 2008