Mag een grafakte digitaal ondertekent en verzonden worden?

VRAAG

Wij hebben als gemeente de administratie van de gemeentelijke begraafplaats uitbesteed aan de beheerder van de gemeentelijke begraafplaats. Hij mag namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente de grafakte tekenen (dit is in het mandatenregister opgenomen).

Nu is mijn vraag of hij de grafakte ook digitaal mag ondertekenen en via de mail mag doorsturen naar de rechthebbende.

ANTWOORD

Bij de uitgifte van een graf / vestiging van een uitsluitend recht op een graf moet er door (namens) het college een grafakte uitgegeven worden. Een dergelijke akte moet getekend zijn en wanneer in de mandaatregeling georganiseerd is dat de beheerder de akte mag ondertekenen, kan dat ook digitaal. Vervolgens vraag je of de akte digitaal naar de rechthebbende verzonden mag worden. Om hier antwoord op te geven heeft de LOB proberen na te gaan of er in jullie eigen Beheersverordening hierover iets vermeld is. dit is niet het geval – wel aan te bevelen.

Want, ja –  in principe zou de akte digitaal / per mail verzonden kunnen en mogen worden. Dit heeft echter niet de voorkeur. Er maken namelijk meer documenten deel uit van de grafakte; denk hierbij bijvoorbeeld aan de algemene voorwaarden. Deze voorwaarden moeten dus ook aan de rechthebbende ter beschikking gesteld worden.

In de praktijk blijkt het vaak zo te gaan dat polissen van uitvaartverzekeringen en bescheiden van graven in fysieke vorm bij elkaar bewaard worden en weer op tafel komen wanneer er een overlijden binnen een familie is. Wanneer een grafakte dan op tafel komt, is het duidelijk dat ‘iemand’ rechthebbende op een graf of graven is en dat grafrechten overgeschreven moeten worden. Dat overschrijven van het grafrecht moet ook wanneer de overledene rechthebbende op een of meerdere graven was en de overledene wordt gecremeerd. Voor de nabestaanden is de ‘vondst’ van een dergelijke akte vaak de trigger om actie te ondernemen richting begraafplaatsadministratie.

Kortom, wanneer alle vereiste documenten meegezonden worden kan een digitale verzending hiervan tot de mogelijkheden behoren. Zoals gezegd verdiend de verzending in hard copy echter de voorkeur.

IW jul22
2 augustus 2022