Wanneer wel/niet een nieuwe grafakte opstellen?

VRAAG

We zijn bezig om de (administratieve) processen van het kerkhof van onze bijzondere begraafplaats in beeld te brengen en waar nodig te verbeteren.

We kijken nu naar het opstellen van de grafakten. Nu wordt er bij elke inlage, 1^e inlage en vervolginlagen, een nieuwe grafakte opgemaakt onder verwijzing naar het reglement dat geldt op het moment van het opmaken van de grafakte.

Voor zover wij thans kunnen beoordelen is deze werkwijze niet juist en zou de werkwijze als volgt moeten zijn:

• Opstellen grafakte bij de 1^e inlage, hierop is het dan geldend reglement van toepassing met bijvoorbeeld een graftermijn van 20 jaar.
• Bij een 2^e inlage binnen de termijn van 20 jaar wordt er geen nieuwe grafakte opgemaakt en blijft de oorspronkelijke grafakte met het daarbij horend reglement van toepassing.

Vragen die we hierbij hebben zijn:

• Stel dat bij de 2^e inlage de graftermijn nog maar slechts 5 jaar is, dan zal deze termijn nu verlengd moeten worden tot        minimaal 10 jaar (= wettelijke grafrusttermijn). Valt deze verlenging nu ook nog onder de oorspronkelijke grafakte en het  daarbij horend reglement of komt er een nieuwe grafakte onder verwijzing naar het reglement dat dan geldt?
• Wanneer grafrechten na verloop van de graftermijn worden verlengd met bijv. 10 of 20 jaar moet er dan een nieuwe            grafakte worden opgemaakt onder verwijzing naar het dan geldend reglement of blijft de oude grafakte met het daarbij        horend reglement van kracht?

Overige vragen:

Tot en met 2019 stond in de reglementen dat bij een vervolginlage de grafrechten weer worden verlengd tot de oorspronkelijke graftermijn van 30 jaar.

In 2020 vernamen wij van het LOB dat deze werkwijze wettelijk niet is toegestaan en dat verlenging slechts mogelijk is wanneer de grafrusttermijn van 10 jaar niet is gewaarborgd.

De vraag is nu wanneer er een 2^e inlage is waarbij een reglement van toepassing is waarbij het bovenstaande geldt of:

• Wij dat moeten respecteren, ondanks dat het wettelijk niet juist is, en dus de oorspronkelijke grafakte met bijbehorend        reglement van kracht blijft of
• Dat er een nieuwe grafakte opgemaakt moet worden onder verwijzing naar het huidig reglement.

In het verleden werden er geen grafbrieven/akten opgemaakt. Wanneer er nu een 2e inlage is of de grafrechten worden verlengd en er is geen grafakte dan zal deze alsnog opgemaakt moeten worden. De ingangsdatum die vermeld moet worden zal, denken wij,  doorgaans de datum van de 1^e inlage zijn en het van toepassing zijnde reglement zal het reglement zijn dat toen gold.

Is dat juist (zie hiervoor ook de vragen 3 en 4)?

ANTWOORD

U heeft een aantal vragen ten aanzien van de verbetering van de administratieve processen rondom jullie begraafplaats. Goed te lezen dat deze de aandacht krijgen welke nodig is. Verbetering nu kan problemen in de toekomst voorkomen. Voor de leesbaarheid van mijn reactie heb ik uw vragen hieronder gekopieerd en reageer per vraag.

Nu wordt er bij elke inlage, 1^e inlage en vervolginlagen, een nieuwe grafakte opgemaakt onder verwijzing naar het reglement dat geldt op het moment van het opmaken van de grafakte.

Voor zover wij thans kunnen beoordelen is deze werkwijze niet juist en zou de werkwijze als volgt moeten zijn:

• Opstellen grafakte bij de 1^e inlage, hierop is het dan geldend reglement van toepassing met bijvoorbeeld een graftermijn van 20 jaar.
• Bij een 2^e inlage binnen de termijn van 20 jaar wordt er geen nieuwe grafakte opgemaakt en blijft de oorspronkelijke grafakte met het daarbij horend reglement van toepassing.

De hierboven beschreven werkwijze is correct. Wanneer het mogelijk is om een graf ‘bij leven’ te reserveren, dan ga ik er vanuit dat dat de grafrechttermijn van de genoemde 20 jaar ook direct bij de vestiging van het grafrecht ‘begint te lopen’. Op dat moment wordt ook de grafakte uitgegeven en niet pas wanneer de eerste begraving plaatsvindt.

Vragen die we hierbij hebben zijn:

• Stel dat bij de 2^e inlage de graftermijn nog maar slechts 5 jaar is, dan zal deze termijn nu verlengd moeten worden tot minimaal 10 jaar (= wettelijke grafrusttermijn). Valt deze verlenging nu ook nog onder de oorspronkelijke grafakte en het daarbij horend reglement of komt er een nieuwe grafakte onder verwijzing naar het reglement dat dan geldt.

Wanneer in deze situatie grafrechten verlengd moeten worden, schrijft uw reglement in artikel 11, lid 2 voor dat grafrechten verlengd moeten worden tot 20 jaar (dus langer dan de wettelijke termijn van 10 jaar grafrust). Die 20 jaar moet geteld worden van het moment van begraven. Deze verlenging valt gewoon onder de bestaande grafactie. Het is vanzelfsprekend wel mogelijk een verlengingsakte uit te geven waarin u bevestigd dat het grafrecht verlengd is tot datum XX. De bestaande rechten wijzigen echter niet wanneer er een verlenging van het recht heeft plaatsgevonden.

• Wanneer grafrechten na verloop van de graftermijn worden verlengd met bijv. 10 of 20 jaar moet er dan een nieuwe grafakte worden opgemaakt onder verwijzing naar het dan geldend reglement of blijft de oude grafakte met het daarbij horend reglement van kracht.

Ook in deze situatie heeft u de mogelijkheid om een nieuwe akte uit te schrijven waarin u de nieuwe termijn in opneemt. Het is echter raadzaam om te verwijzen naar de oorspronkelijke datum van uitgifte. Voor bepalingen zoals het aantal begraaflagen blijven die rechten altijd in stand. Stel dat het graf ooit voor drie begraaflagen uitgegeven is, maar nu worden graven alleen voor twee begraaflagen uitgegeven, dan blijft dit een graf met drie begraaflagen. Ondanks dat een huidig reglement aangeeft dat een graf slechts twee begraaflagen heeft. De rechten welke specifiek het grafrecht aangaan, wijzigen niet wanneer een reglement aangepast wordt. Zaken als uitgiftetermijn en aantal begraaflagen blijven dan gelijk. Vandaar dat de oorspronkelijke uitgiftedatum en het reglement van dat moment van belang blijven.

Tot en met 2019 stond in de reglementen dat bij een vervolginlage de grafrechten weer worden verlengd tot de oorspronkelijke graftermijn van 30 jaar.

In 2020 vernamen wij van het LOB dat deze werkwijze wettelijk niet is toegestaan en dat verlenging slechts mogelijk is wanneer de grafrusttermijn van 10 jaar niet is gewaarborgd.

De vraag is nu wanneer er een 2^e inlage is waarbij een reglement van toepassing is waarbij het bovenstaande geldt of:

• Wij dat moeten respecteren, ondanks dat het wettelijk niet juist is, en dus de oorspronkelijke grafakte met bijbehorend reglement van kracht blijft of
• Dat er een nieuwe grafakte opgemaakt moet worden onder verwijzing naar het huidig reglement.

Grafrecht kan pas verlengd worden twee jaar voordat de termijn afloopt, zie artikel 28 Wlb. Wanneer er begraven wordt in een graf waarop nog minder dan 10 jaar rechten op rusten, dan kan er wel eerder een verlenging geregeld worden. Die verlenging mag echter niet langer zijn dan 20 jaar, zie artikel 28 Wlb. U moet een tweede of derde inlage los van een gewijzigd reglement. Moet er in het graf begraven worden en er rusten minder dan 10 jaar rechten op het graf, moet er verlengd worden. Was in het oude regelement zo en is nu ook het geval. Dat de verlengingstermijn in het nieuwe reglement korter geworden is, doet geen afbreuk aan de basis van het grafrecht. Nu schrijft u voor dat er tot 20 jaar verlengd moet worden. De 30 jaar termijn uit een eerder reglement is niet meer van toepassing. Ik advies ook in dit geval schriftelijk te bevestigen tot welke termijn het grafrecht verlengd is.

In het verleden werden er geen grafbrieven/akten opgemaakt.

Wanneer er nu een 2e inlage is of de grafrechten worden verlengd en er is geen grafakte dan zal deze alsnog opgemaakt moeten worden.

De ingangsdatum die vermeld moet worden zal, denken wij,  doorgaans de datum van de 1^e inlage zijn en het van toepassing zijnde reglement zal het reglement zijn dat toen gold.

Is dat juist (zie hiervoor ook de vragen onder bolletje 3 en 4).

Wanneer er in het verleden geen grafbrieven of grafakten opgemaakt zijn, is het goed om deze alsnog op te maken. Sinds invoering van de nieuwe Wet op de lijkbezorging in 1991 is het vestigen van een uitsluiten recht op een graf namelijk alleen schriftelijk mogelijk. Bij het opmaken van de grafakte blijft de oorspronkelijke uitgiftedatum van kracht en deze moet ook vermeld zijn. De reden hiervoor heb ik eerder genoemd, namelijk de basis van het toen gevestigde grafrecht dat gerespecteerd moet worden in relatie tot de reglementen. Er kan een beleidsmatige keuze gemaakt worden wanneer de akte opgemaakt wordt. Er kan een inhaalslag gemaakt worden of per graf wanneer er in een graf begraven moeten worden of een verlenging vereist is.

Wanneer er voldoende capaciteit is, gaat de voorkeur er naar uit om een inhaalslag te maken. Hiermee wordt voorkomen dat er de grafadministratie nog jaren onvolledig is. Ik realiseer me echter ook dat dat wellicht niet haalbaar is. In dat geval is het een kwestie van lange(re) termijn en consequent hier aandacht voor hebben.

IW apr23
18 maart 2024