Welke gegevens hard copy en welke digitaal bewaren?

VRAAG

Wij overwegen om alle formulieren (dus ook brieven en mails) met betrekking tot een begrafenis of in bewaring nemen van een urn te digitaliseren. Is daar bezwaar tegen?

ANTWOORD

Voor een goede grafadministratie is het van belang dat alle correspondentie beschikbaar is zolang een graf in stand is. Een vernietigingstermijn gaat pas in nadat het grafrecht beëindigd is. De AVG en andere wetgeving staan soms haaks op elkaar. Een duidelijk voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het ‘recht om vergeten te worden’. Stel u heeft een urnengraf op de begraafplaats. Er is een verlenging van het recht aan de orde en de rechthebbende op het urnengraf besluit dat hij het recht niet wil verlengen, maar dat hij de asbus wil ophalen en elders wil bewaren of de as verstrooien. Wettelijk gezien geen probleem. Na het ophalen van de asbus heeft u, uw begraafplaats, geen ‘relatie’ meer met de rechthebbende. De inmiddels voormalige rechthebbende heeft het recht dat hij door uw administratie ‘vergeten’ wordt. Dat wil zeggen dat u naar een termijn van, ik meen zeven jaar, alle NAW-gegevens verwijderd uit uw administratie. Maar nu komt het knelpunt met de Wlb.

De Wlb geeft in artikel 65 Wlb aan dat u een register bijhoudt van alle bijgezette asbussen. Dat is een openbaar register en na het opheffen van de begraafplaats moet het register overgebracht worden naar het archief van de gemeente. De asbus is niet meer op de begraafplaats, dus u zou kunnen redeneren dat de registratie van de asbus niet meer relevant is. Maar dan is artikel 10, lid 2 e van het Besluit op de lijkbezorging van belang dat bepaald dat u de naam en het adres van de persoon aan wie u de asbus ter beschikking gesteld heeft in het register moet vermelden. Die registratie is dus blijvend. Ook wanneer de begraafplaats ook al jaren geen relatie meer met die persoon heeft.

Om ook in de toekomst een goede administratie te hebben waarin de geschiedenis van een graf terug te lezen is, is het van belang bepaalde gegevens simpelweg altijd te bewaren. Een formulier waarop de rechthebbende getekend heeft om grafrecht niet te verlengen of afstand gedaan heeft van het grafrecht, altijd bewaren. Wellicht moet u, of uw opvolger, over 15 jaar aan een nabestaande nog eens bewijzen wie afstand van het rechtgedaan heeft en dat het graf om die reden geruimd is. Heeft u dan geen bewijs dat de actie hiertoe bij de rechthebbende lag, bewijs dan maar dat dat wel het geval was.

Correspondentie, of dat nu mails, brieven of (antwoord-)formulieren zijn, ik adviseer u ze te bewaren. Van bijvoorbeeld een afstandsverklaring zou ik ook het origineel van bewaren, maar veel ‘standaardcorrespondentie’ kan ook gedigitaliseerd bewaard worden, mits er sprake is en blijft van goede back-ups die ook in de toekomst leesbaar blijven. Misschien is dit advies wel heel precies langs de randjes van de AVG. Maar de ervaring heeft geleerd dat bij te veel begraafplaatsen in het verleden te weinig bewaard is. Dat resulteert nu te vaak in onduidelijkheid over reglementen, grafrechten, wie was rechthebbende tot onvolledige registers.

IW mrt'25
17 maart 2025