Een goed aanvraagformulier is het halve werk

Regelmatig krijgt de LOB de vraag of er een model-formulier bestaat voor de aanvraag van een begrafenis. Nu heeft elke begraafplaats natuurlijk zijn eigen kenmerken en logistieke gang van zaken, en ook de bijbehorende dienstverlening verschilt nogal, zodat nooit alle – voor u – relevante gegevens in een standaardformulier kunnen worden opgenomen. Maar er is een aantal aspecten dat voor lke begraafplaats van groot belang is om goed vast te leggen vrdat de begrafenis plaatsvindt.

Veel beheerders, vooral van kleinere begraafplaatsen, zijn gewend om alle afspraken met betrekking tot de begrafenis mondeling en in goed overleg met de lokale uitvaartverzorger of de betreffende familie af te handelen. Dat gaat vaak goed, maar soms kan één klein onderdeel dat over het hoofd is gezien, later tot enorme problemen leiden. Leg daarom de belangrijkste afspraken altijd vast op papier! Gebruik hiervoor een eigen formulier, of stel samen met de uitvaartondernemers waarmee u werkt een formulier op, dan weet u zeker dat alles wat voor ú belangrijk is ook wordt ingevuld bij de aanvraag van de begrafenis.

Het mooiste is als het aanvraagformulier u in één keer alle informatie geeft die u nodig hebt voor (het voorbereiden van) de begrafenis zelf, de financiële afhandeling ervan en uw grafadministratie – òòk op de langere termijn (bij verlenging van grafrechten bijvoorbeeld).
U hebt daarvoor de gegevens nodig van de overledene, de aanvrager/opdrachtgever van de begrafenis, de rechthebbende (wanneer er begraven wordt in een eigen graf) en van de persoon waar de rekening naar toe gestuurd wordt. Dit kunnen verschillende namen en adressen zijn, dus let op! Daarnaast dient het aanvraagformulier om specifieke wensen met betrekking tot de begrafenis, en de kenmerken van het graf te registreren. Niet alleen voor uzelf: ook de aanvrager moet kunnen nalezen wat er precies is afgesproken. Laat de aanvraag dus altijd in tweevoud opstellen en/of geef aan de aanvrager een kopie.

De overledene
Voor de grafadministratie dienen de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de overledene te worden vastgelegd. Controleer deze goed met de gegevens op het Verlof tot begraven dat door de gemeente is verstrekt, en zorg dat de daarin genoemde (voor)namen voluit en in de juiste spelling in uw grafadministratie worden overgenomen. Het kan veel uitmaken of Cornelia Marie Jansen of dat haar even oude nicht Maria Cornelie Jansen bij u ter aarde wordt besteld.

Registreer ook geboortedatum en -plaats van de overledene, en bij gehuwde vrouwen behalve de meisjesnaam (die standaard in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) wordt gehanteerd), ook de naam van de echtgenoot, zodat zij altijd terug te vinden is. Registreer ook de datum en plaats van overlijden.

De begrafenis
Maak ruimte op het formulier voor specifieke wensen en mogelijkheden bij de begrafenis zodat u weet waar u zich op moet voorbereiden. Vraag bijvoorbeeld of de kist moet dalen of juist niet, maar vraag ook naar de kistmaat (!) en of er gebruik is gemaakt van een lijkhoes. In dat laatste geval vraagt u aan de uitvaartondernemer een verklaring met betrekking tot het materiaal – dit moet biologisch afbreekbaar zijn en voldoen aan de eisen in het Lijkomhulselbesluit. Als het goed is hebt u deze verplichting ook duidelijk vastgelegd in uw reglement of verordening.

Wanneer u beschikt over een aula en/of condoleanceruimte dan kunnen de afspraken met betrekking tot de duur van de plechtigheid, de muziek, eventuele religieuze attributen als kruis, kaarsen et cetera en de consumpties na afloop, ook op het formulier worden ingevuld.

Het graf en de rechthebbende
Waar wordt de overledene begraven? Behalve de exacte aanduiding van de locatie, het betreffende grafvak en het bijbehorende grafnummer en de grafdiepte, is het zinvol dat hier ook wordt vermeld welk soort graf het is. Denk niet: ‘Oh, maar op vak 11 hebben we alleen maar algemene graven, dus dat hoeft er niet bij.’ Degene die het formulier ondertekent weet dat misschien niet en die moet hier niet pas tijdens of na de begrafenis achter komen, want dan is het te laat. Vul dus duidelijk in of het een algemeen graf is, een bestaand eigen graf of een nieuw uit te geven eigen graf.

Bij een eigen graf dient altijd de naam van de (toekomstige) rechthebbende ingevuld te worden. De rechthebbende is verantwoordelijk voor de latere verlenging van de grafrechten, maar ook voor het onderhoud van het graf en last but not least: dit is de persoon die toestemming moet geven voor het openen en sluiten van het graf!

Wanneer er sprake is van een begraving in een bestaand eigen graf is dit het beste moment om te controleren of de grafrechten nog steeds op de juiste naam staan of dat ze overgeschreven dienen te worden. Het kan immers zijn dat de rechthebbende zélf wordt bijgezet. Zonder schriftelijke toestemming (lees: handtekening) van de rechthebbende mag er niet in een eigen graf begraven worden! Maak dus ruimte op het formulier voor de naam van de nieuwe rechthebbende wanneer de ‘oude’ is overleden. De nabestaanden moeten bij de aanvraag van de begrafenis kenbaar maken wie dat wordt.

Als deze gegevens zijn geregistreerd kan vervolgens toestemming worden gegeven voor de bijzetting. Dit is altijd nodig, of de rechthebbende en/of het graf nu nieuw of oud is. Die toestemming kan niet achteraf, omdat het openen van het graf dan onrechtmatig is. Het is dus verstandig om dit meteen op het aanvraagformulier te laten vastleggen.

Wie geeft de opdracht?
De meeste problemen ontstaan doordat niet duidelijk is wie de aanvrager is van de begrafenis, de opdrachtgever. De opdrachtgever hoeft niet dezelfde te zijn als de rechthebbende. Het kan voorkomen dat opa de rechthebbende is en toestemming geeft om oma in het familiegraf te begraven, maar dat de kleinzoon de begrafenis regelt en betaalt.

Een tweede, nog groter misverstand is dat de uitvaartverzorger de aanvrager/opdrachtgever is. Deze handelt echter louter als tussenpersoon, in opdracht van de nabestaanden. Hij/zij zal vaak degene zijn die bij het voorbespreken van de uitvaart het formulier invult en dat is op zich niet erg, maar let op de ondertekening! Het zijn de nabestaanden die de keuze maken voor een begrafenis en voor het betreffende graf, en zij zijn verantwoordelijk voor alle kosten die daaruit voortvloeien. Dus de aanvrager/opdrachtgever van de begrafenis is de persoon die het formulier moet ondertekenen en niet de uitvaartondernemer.

De rekening
Vaak wordt met de uitvaartondernemer afgesproken dat de rekening naar hem wordt gestuurd. Hij betaalt deze aan u en int het geld later bij de familie of de verzekeraar. Daar is niets mee mis, het is vaak zelfs erg handig. Maak daarom – behalve voor de namen en adressen van de rechthebbende en van de aanvrager/opdrachtgever – ook plaats op het formulier voor een factuuradres.

Ook als de uitvaartondernemer niet als tussenpersoon bij de betaling optreedt, kan het voorkomen dat er sprake is van een ander factuuradres, bijvoorbeeld wanneer moeder de formele aanvrager/opdrachtgever is van de begrafenis – en daardoor ook de betalingsplichtige – maar dochter de administratie verzorgt van haar moeder. Het is dan handig om in praktische zin alles meteen met de dochter te kunnen afhandelen.

Maar wat nu als de nabestaanden klagen over de hoogte van de rekening, of als er helemaal niet wordt betaald? Vaak is het de ondernemer die de rekening heeft doorgestuurd naar de aanvrager/opdrachtgever van de begrafenis, vergezeld van, of als onderdeel van, zijn eigen factuur. Het kan daarom geen kwaad om zelf ook een kopie te sturen van uw rekening naar de aanvrager/opdrachtgever van de begrafenis. Zorg in elk geval dat de familie van u voorafgaand aan de begrafenis een geldige tarievenlijst van de begraafplaats heeft ontvangen. Het mooiste is als de tarieven van alle begraafkosten op (bijvoorbeeld de achterkant van) het aanvraagformulier staan vermeld en waarvan de aanvrager/opdrachtgever zelf altijd een ondertekende kopie heeft. Dit kan onnodige discussies achteraf voorkomen. Daarnaast komt het helaas ook voor dat een uitvaartondernemer denkt dat hij eigenhandig uw tarieven mag verhogen waarna hij het door hemzelf te incasseren verschil in eigen zak steekt. En dat is natuurlijk ook niet de bedoeling.

Aansprakelijkheid
Soms ontstaat er allerlei gedoe rondom de rekening: men is het niet eens met de noodzakelijke verlenging van de grafrechten, er is ruzie in de familie of er wordt zelfs helemaal niets betaald. Vaak blijkt op dat moment dat de verantwoordelijkheden niet goed waren vastgelegd. Alle hierboven genoemde stappen zijn dus juist in dit soort situaties van belang. Maar het allerbelangrijkste is dat de aanvrager/opdrachtgever aansprakelijk is voor álle uit de aanvraag voorkomende kosten: dus ook de grafrechten voor (meestal) 20 jaar wanneer er een nieuw eigen graf is uitgegeven, of de verlenging van de nog lopende grafrechten op een bestaand eigen graf, wanneer deze een kortere periode beslaan dan de wettelijke grafrusttermijn van 10 jaar.

Het is raadzaam om die aansprakelijkheid op het formulier te vermelden, doe dit bij de plaats waar de handtekening wordt gezet. Wanneer daarvoor geen ruimte meer is, kan dat ook op de achterkant. U kunt daar ook aanvullende informatie kwijt over de rechten en plichten die bij de uitgifte van een graf komen kijken (zoals het betalen van de onderhoudsbijdrage). Vermeld aan de voorkant van het formulier dat de ondertekenaar geacht wordt bekend te zijn met de voorwaarden aan de achterzijde van het formulier.

Wanbetaling
Natuurlijk komt het ook voor dat ondanks herhaalde betalingsherinneringen en aanmaningen, een rekening toch niet wordt betaald. Vaak gaat het daarbij om mensen met grote financiële problemen, en kan een afbetalingsregeling – al dan niet in samenspraak met de gemeentelijke sociale dienst of een schuldsaneerder – uitkomst bieden.

Ook kan overwogen worden het eigen graf om te zetten in een algemeen graf, zodat de kosten omlaag gebracht worden en wellicht alsnog kunnen worden geïncasseerd. Wanneer de betaling van de rekening aan u is voorgeschoten door de uitvaartondernemer is dit verschil in prijs ook een aardige financiële tegemoetkoming zijn kant op. Veel begraafplaatsen crediteren in dat geval zelfs alle grafrechten en verwijderen de eventueel aanwezige grafbedekking (al zal die in de meeste gevallen niet zijn geplaatst). Uiteindelijk kunnen ook de grafrechten vervallen worden verklaard – een en ander natuurlijk wél in overeenstemming met de bepalingen hierover in de Wet op de lijkbezorging en in uw eigen verordening of reglement.

In onze bibliotheek kunt u een voorbeeld vinden van een aanvraagformulier waarop alle in dit artikel genoemde aspecten aan bod komen.

Dit jaar, 2006, wordt het Burger Service Nummer ingevoerd. Dit nummer gaat het huidige Sofi-nummer vervangen en wordt opgenomen in de GBA. Het kan nuttig zijn om hiervoor vast ruimte op uw aanvraagformulier te reserveren op de plaats waar de NAW-gegevens van de aanvrager/opdrachtgever en van de rechthebbende worden ingevuld. Het nummer schijnt het in de toekomst voor gemeentelijke begraafplaatsen makkelijker te kunnen maken om niet betaalde rekeningen via de gemeentelijke belastingdienst te laten innen.