Zoektocht bij overleden rechthebbende/belanghebbende

VRAAG

Hoe ver ‘moet je gaan’ als begraafplaats(-administratie) houder van een (in dit geval een) gemeentelijke begraafplaats bij het zoeken naar nabestaanden bij een overleden rechthebbende?

In de huidige Key2begraven kan er gezocht worden naar ouders, (ex-) partner en kinderen. Niet bij iedereen worden alle gegevens dan weergegeven. Als er geen BSN bekend is, wordt er ook geen adres getoond. Grote kans dat je dan nog steeds niet kan aanschrijven. Moeten wij zelf gaan zoeken in bijvoorbeeld Key2GBA-V. Zijn wij  verplicht te informeren bij burgerzaken van je gemeente. Ga je zonder iemand gevonden te hebben een brief sturen aan de nabestaande op het bij jou bekende adres. Wil dit graag weten voor twee aparte zaken:

1. de toekomstige mensen die komen te overlijden.

2. een oude situatie van voor mijn tijd. Mijn voorgangers hebben geen nabestaande kunnen vinden (hadden zelf geen toegang tot Key2GBA-V), bij het graf is een bordje geplaatst, samen met een mededeling in het mededelingenbord. Hiermee hebben we – volgens eerder LOB advies –  alle inspanningen gedaan om familie te vinden. De partner van de rechthebbende is het hier niet mee eens. Een andere afdeling binnen onze gemeente heeft ook een brief gestuurd – gericht ‘de erven van’ . Dus dat hadden wij als afdeling begraafplaatsen dus ook moeten doen, vindt betreffende weduwnaar. Recent heeft hij er een sociaal raadsman voor ingeschakeld. Mijn leidinggevende wil nu weten welke inspanningen wij moeten doen in geval van een overleden rechthebbende/belanghebbende. Zit er bijvoorbeeld nog een verschil tussen een gemeentelijke begraafplaats en een niet gemeentelijke begraafplaats. Helaas staat hierover niets in onze beheer verordening.

ANTWOORD

Bij wie ligt de verantwoording in deze en wie heeft welke inspanningsverplichting, daar gaat het om bij deze kwestie. Daarnaast is er een ongelijkheid in de mogelijkheden, die een gemeentelijke begraafplaats heeft ten opzichte van een bijzondere begraafplaats. Er zijn een paar situatie met elk hun eigen wijze van reageren door de begraafplaats.

1. De rechthebbende op een graf is overleden en moet begraven worden in het graf waar hij/zij rechthebbende op was. Je gaat niet begraven voordat de overschrijving van het grafrecht geregeld is. Er wordt iemand ingeschreven als nieuwe rechthebbende en je hebt geen zoektocht naar nabestaanden. Meestal is de uitvaartverzorging in deze situatie de intermediair om de overschrijving geregeld te krijgen. Tenslotte wil de uitvaartverzorger ook dat er begraven kan worden. Eigenlijk de simpelste situatie waarin geen onduidelijkheid hoef te ontstaan.
2. De rechthebbende is overleden en wordt elders begraven of gecremeerd. Wanneer de rechthebbende voor de begraafplaatsadministratie gesignaleerd staat in de GBA, krijg je een melding en kan je actie ondernemen. Het is verstandig om direct een berichtgeving te sturen naar het laatste woonadres van de overledene. Nabestaanden krijgen dan voor 99% zekerheid de berichtgeving in handen en kunnen actie ondernemen tot overschrijving van het grafrecht. Alleen de gemeentelijke begraafplaatsen hebben echter de positie dat zij een dergelijke melding krijgen. Bijzondere begraafplaatsen hebben geen kennis van het overlijden en raken op deze wijze vaak rechthebbenden ‘kwijt’. Je kunt er voor kiezen om, gelijktijdig met de berichtgeving naar het laatste woonadres, een oproep bij het graf en bij de ingang van de begraafplaats te plaatsen. Je sluit dan aan bij de procedure welke in Artikel 28 van de Wlb de verlenging van grafrechten beschrijft. In veel beheer verordeningen geeft een periode van xx aantal maanden/jaar aan, waarbinnen overschrijving van grafrecht na overlijden van de rechthebbende geregeld moet zijn. Wanneer je gelijktijdig met de aanschrijving een oproep bij het graf plaatst, is een termijn van één jaar afdoende. Een jaar staat dan bij het graf de oproep en er vanuit gaande dat iemand die belangstelling heeft voor het graf minstens eenmaal per jaar het graf bezoekt, heeft iedereen er kennis van kunnen nemen dat het grafrecht overgeschreven moet worden, omdat het recht anders vervallen verklaard kan worden.
3. De rechthebbende is overleden en wordt elders begraven of gecremeerd. Wanneer de rechthebbende voor de begraafplaatsadministratie nog niet gesignaleerd staat in de GBA, krijg je ook geen melding en kan je ook geen actie ondernemen. Je weet simpelweg niet dat de rechthebbende overleden is. Als gemeentelijke begraafplaats ben je dan ook de rechthebbende kwijt (net als bij een verhuizing van een rechthebbende die nog niet gesignaleerd staat). Je komt hier pas achter wanneer er op de één of andere wijze actie nodig is bij het graf. Bijna altijd gaat het dan over het verlengen van grafrecht. Artikel 28 Wlb geeft precies aan hoe je dan moet handelen. Lid 2 geeft aan: Binnen een jaar na de aanvang van de termijn waarin verlenging van het recht kan worden verzocht doet de houder van de begraafplaats aan de rechthebbende wiens adres hem bekend is, schriftelijk mededeling van het verstrijken van de termijn en van het bepaalde in het eerste lid. Wat als je geen adres hebt of de rechthebbende blijkt overleden? Het advies is dan de procedure uit lid 3 te volgen: Indien niet binnen drie maanden na verzending van de mededeling, bedoeld in het tweede lid, om verlenging van het recht is verzocht, maakt de houder van de begraafplaats de mededeling bekend bij het graf en bij de ingang van de begraafplaats, tot het einde van de periode waarvoor het recht was gevestigd. Zoals eerder gezegd is het duidelijker om de aankondiging een vol jaar bij het graf te plaatsen, maar dan ga je al verder dan de Wlb voorschrijft.
4. De mooiste situatie is natuurlijk dat wanneer een rechthebbende overledenen is, nabestaanden zelf actie ondernemen en iemand werpt zich op als nieuwe rechthebbende. Vervelend wanneer week later zich de volgende nabestaanden meldt met het verzoek rechthebbende te worden. die is dan te laat en voor je het weet raak je verzeilt in een familievete. Blijf daar vooral buiten.

Volgens de Wlb heb je eigenlijk al redelijk snel aan je inspanningsverplichting voldaan. In verschillende artikelen (zoals 27a en 28, lid 2) over aanschrijvingen staat letterlijk; wiens adres hem bekend is. Dat kan ook moeilijk anders in de Wlb. Alleen gemeenten hebben toegang tot de GBA en bijzondere begraafplaatsen niet.

Er zijn gemeenten die heel ver gaan met het opsporen van nabestaanden in de GBA. Maar stel de genoemde mogelijkheid 2. waarin de rechthebbende is overleden, elders begraven of gecremeerd en de begraafplaatsadministratie krijgt hiervan kennis door de melding vanuit de GBA. Wie ga je in die situatie aanschrijven? Je haalt uit de GBA dat de overleden rechthebbende drie kinderen had. Welke van de kinderen schrijf je aan? Allemaal, de oudste of juiste de jongste. Je doet het nooit goed. Enkele jaren geleden speelde er in een gemeente een casus, omdat de begraafplaatsadministratie op zoek gegaan was naar nabestaanden en iemand uit de 1e lijn had aangeschreven. Die persoon was daar beslist niet content mee en diende een officiële klacht in bij de gemeente. Het is daarom raadzaam om zo snel mogelijk na de melding vanuit de GBA een brief te sturen naar het laatste adres van de rechthebbende en de brief te richten aan ‘De erven van…’. In de aanschrijving de nabestaanden erop te wijzen dat de overledene rechthebbende was op een of meer graven en dat de nabestaanden zelf verantwoordelijk zijn voor het tijdig overschrijven het grafrecht. Gelijktijdig kan er bij het graf een oproep gedaan worden aan de nabestaanden om zich te melden voor overschrijving van het grafrecht. Op die wijze wordt er niet gezocht naar nabestaanden in de GBA maar worden zij wel geïnformeerd dat zij actie dienen te ondernemen.

IW apr22
2 augustus 2022