Termijn archiveren bewijsstukken

VRAAG

Met belangstelling heb ik de rubriek ‘Vraag en Antwoord’ in uw nieuwsbrief van april gelezen. U stelt hierin, dat bewijsstukken rondom het teruggeven van een asbus blijvend geregistreerd moeten blijven. Dit lijkt me voor een bijzondere begraafplaats die eigen termijnen voor bewaren van archiefstukken mogen hanteren nog wel te doen. Bij een gemeentelijke begraafplaats gaan de stukken echter naar een archief, waar na verloop van een in de Archiefwet bepaalde termijn de stukken vernietigd worden. Stukken van niet-verlengen-van-grafrecht (waarbij dan op het formulier aangegeven wordt dat men de asbus terug wil) kennen daarbij zelfs een relatief korte termijn van bewaren (ik weet de exacte termijnen niet, maar volgens mij worden deze stukken al ergens tussen 5 tot 10 jaar na vastlegging in het archief vernietigd). Bij gemeenten is er dus nog een extra complicerende factor naast AVG en Wlb/Besluit op de Lijkbezorging in de vorm van de Archiefwet. Hoe adviseert u ons om hiermee om te gaan?

ANTWOORD

De bewaartermijn van documenten, de Archiefwet, de Wet en het Besluit op de lijkbezorging, ze kennen allemaal een verschillende insteek welke en voor welke termijn, gegevens bewaard moeten of mogen worden. Vanuit begraafplaatsen bezien is er in het verleden veel te veel (archief-)materiaal vernietigd, met de gedachte dat het materiaal toch niet meer nodig was. Te veel begraafplaatsen kennen problemen doordat zij Reglementen of Verordeningen en Nadere regels die in het verleden van kracht waren, niet meer beschikbaar hebben terwijl er op basis van die verordeningen grafrechten uitgegeven zijn. Grafrechten die wellicht na bijna 200 jaar nog steeds actief zijn. Dat geldt niet alleen voor bijzonder begraafplaatsen, maar ook voor gemeenten. Ook daar ontbreken te vaak Verordeningen die het beheer van de begraafplaatsen regelden. Dat geldt ook voor grafaktes, bewijzen van overschrijven grafrechten en ga zomaar door.

Terecht stelt u dat de Archiefwet aan gemeenten voor documenten vernietigingstermijnen voorschrijft. Soms zulke korte termijnen, dat je je kan afvragen of het wel verstandig is om gegevens op een dergelijk korte termijn te vernietigen. Als LOB adviseren wij dat de gegevens die de Wlb en het Blb stellen aan de registers simpelweg altijd beschikbaar moeten blijven. Dat daarmee NAW-gegevens van een persoon die een asbus ophaalt in de begraafplaatsadministratie blijven staan, ook na tien, vijftig of tachtig jaar, dat klopt. Dat is simpelweg een wettelijke verplichting. Dat het originele document vernietigd wordt, dat kan, als de digitale scan maar in de begraafplaatsadministratie beschikbaar blijft. Datzelfde geldt voor een formulier waarop aangegeven is dat grafrecht niet verlengd hoeft te worden of een tussentijdse afstandsverklaring van grafrecht, zorg dat de digitale scan in de grafadministratie beschikbaar blijft. Het voorbeeld dat een nabestaande op zoek is naar een verdwenen graf is maar al te bekend bij begraafplaatsbeheerders. Families vallen uiteen, de rechthebbende bezoekt het graf nooit en verlengt het grafrecht niet of doet er afstand van terwijl hij of zij er geen weet van heeft dat een ander familielid het graf wel in stand had willen houden. De begraafplaatsbeheerder mag dan uitleggen dat er actief afstand van het grafrecht gedaan is waardoor het graf geruimd is, maar hij kan dat niet bewijzen doordat de betreffende documenten vernietigd zijn. Vanzelfsprekend is het niet zo dat alle documenten bewaard hoeven te worden. Ik adviseer hierover binnen uw eigen gemeentelijke organisatie in overleg te treden met uw collega’s die verantwoordelijk zijn voor het archief en met hen werkbare maatwerkafspraken voor de begraafplaatsadministratie te maken. Uit eigen ervaring weet ik dat het best mogelijk is op onderdelen af te wijken van de starre vernietigingstermijnen, als er maar vastgelegd wordt welke gegevens waarom bewaard moeten en mogen blijven.

Ik hoop dat mijn reactie aanleiding vormt om actie te ondernemen zodat gegevens die voor begraafplaatsen van belang zijn, niet veel te snel vernietigd worden.

IW apr '25
21 juli 2025