Welke documenten bewaren?

VRAAG

Welke formulieren ben je verplicht te ontvangen en bewaren voor een begraafplaats bij een begraving. Verlof tot begraven, maar ook verklaring ingevolge artikel 8 wet op lijkbezorging?

ANTWOORD

Bij de uitgifte van een graf en de eerste begraving in het graf zijn een aantal documenten en formulieren van belang. Allereerst natuurlijk het reglement van de begraafplaats. Op basis van het reglement wordt het grafrecht gevestigd. Het reglement dient altijd bewaard te blijven, ook wanneer er een actualisatie van reglement heeft plaatsgevonden, kunnen er voorwaarden vanuit het ‘oude’ reglement van toepassing blijven. De rechthebbende dient een exemplaar van het reglement te krijgen dat van toepassing is bij de vestiging van het grafrecht.

De grafakte die door beide partijen getekend dient te worden moet vanzelfsprekend ook bewaard blijven. Het getekende opdrachtformulier voor de begraving is de basis waarop de factuur opgemaakt kan worden. Dat formulier zou ik ook bewaren.

Het verlof tot begraven is afgegeven door de ambtenaar van de burgerlijke stand en bevat de juiste namen en geboorte- en overlijdensdatum van de overledene. Het verlof moet aan u ter beschikking gesteld worden vóórdat er begraven mag worden. Ik zou dat formulier ook bewaren. Er ontstaat weleens discussie over de wijze waarop namen gespeld worden. Denk daarbij aan een naam als Elisabeth of Elizabeth. Het advies is om altijd de namen zoals die ooit in de gemeentelijke basisadministratie opgenomen zijn, ook in uw administratie op te nemen.

Het document inzake artikel 8 Wlb moet getoond worden voordat er een begraving mag plaatsvinden. Er moet door u een controle plaatsvinden of het nummer op de kist of omhulsel correspondeert met het nummer op het document. Als dat het geval is (en de overige documenten zijn ook akkoord), kan de begraving plaatsvinden. Dat nummer op de kist is later niet meer terug te vinden. Bewaren van het document is dan ook weinig zinvol.

Er is geen wettelijke verplichting om het verlof tot begraven of het document inzake artikel 8 te bewaren. Anderzijds, een pdf van beide documenten maken kost weinig moeite en maakt een dossier helemaal compleet.

Igle Weidenaar
3 februari 2026